¿Cómo puedes presentar documentación en la Administración en España si eres extranjero?. Consejos prácticos
Vivir en España tanto si eres ciudadano español como si eres extranjero con residencia legal en España, va a implicar en muchas y variadas ocasiones, la necesidad de tener que relacionarse con distintas Administraciones públicas para resolver diferentes trámites, tanto referidos a tu permiso de residencia, extranjería, impuestos, solicitudes , reclamaciones, sanciones prestaciones o cualquier otros asuntos cotidianos.
Una de las dudas más frecuentes que nos hacen los extranjeros es cómo presentar documentos de forma válida, qué canales existen para poder enviar documento y cómo asegurarse de que la solicitud queda registrada correctamente.
Este artículo explica, de manera práctica las vías que tiene cualquier persona que vive en España para poder relacionarse con la Administración española, desde el uso del certificado digital, cómo via más fácil y qué hacer si no se dispone de él porque no tengo acceso a medios informativos o no dispongo de los comocimientos o formación digital básica.
El certificado digital: qué es y quién puede obtenerlo
El certificado digital es una herramienta electrónica que permite a cualquier persona el identificarse de forma segura ante las Administraciones públicas en internet. Gracias a él se pueden:
Presentar escritos y solicitudes en registros electrónicos.
Consultar el estado de expedientes.
Firmar documentos electrónicamente.
Recibir notificaciones oficiales a través de sedes electrónicas.
Requisitos para solicitarlo
El certificado digital puede obtenerlo cualquier persona española o extranjera que tenga un DNI o NIE en vigor. El pasaporte, por sí solo, no es válido para este trámite.
Cómo se solicita
Solicitud previa a través de la web o la app de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT). Una vez acreditada la identidad se puede tramitar online mediante un sistema de vidoidentificacion y un coste de 2,99 euros más IVA . Si no quiere hacerse de este modo existe la posibilidad de tramitarlo de forma presencial con el código de solicitud que se genera.
Tramitación presencial en las oficinas de Registro en España (Agencia Tributaria, Seguridad Social, Ayuntamientos u otras entidades) o en una Oficina Consular de España en el extranjero. Hay que solicitar cita y presentar el DNI o NIE y el código de solicitud para acreditar nuestra identidad. .
Obtención Descarga e instalación del certificado. El dia de la cita, cuando comprueban nuestra identidad, nos generan de forma inmediata el certificado que podremos instalarlo ( con una contraseña ) en nuestro ordenador o telefono móvil
Disponer de certificado digital agiliza muchos trámites, por eso recomendamos que una vez dispongamos del NIE procedamos con la solicitud.
Para saber más sobre el certificado digital os invitamos a leer el articulo de nuestro Blog pinchando en este enlace
Presentación electrónica a través del Registro Electrónico General
Quien disponga de certificado digital puede presentar escritos de forma telemática a través del Registro Electrónico General (REG) en la dirección https://reg.redsara.es.
Este registro permite presentar solicitudes y documentos dirigidos a:
La Administración General del Estado.
Sus organismos públicos y entidades vinculadas o dependientes.
Comunidades autónomas y ayuntamientos adheridos al sistema de interconexión de registros.
El REG es especialmente útil cuando se desconoce el registro específico del organismo destinatario, o cuando la pagina de registro del organismo al que te diriges no funciona y no te permite enviar la documentación .
La presentación en el Registro General garantiza la validez de la presentación y el envío al órgano competente.
Sin embargo , no todas las personas tienen la capacidad o la formación digital para usar el certificado digital por eso es importante que sepáis que solo las empresas o personas jurídicas tienen la obligación por Ley de relacionarse con la administración española de forma digital, el resto no tienen porqué hacerlo y por eso es importante que conozcas los medios de los que dispones para poder relacionarte tambien con la Administración si ese es tu caso.
Te lo contamos con detalle.
¿ Cómo presentar documentos en España si soy extranjero y no tengo certificado digital?
No disponer de certificado digital no impide presentar solicitudes ni escritos ante la Administración. Como os hemos indicado, si eres persona física, puedes hacerlo de forma presencial .
La Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, establece en su artículo 16 los lugares en los que cualquier ciudadano puede registrar documentos dirigidos a las Administraciones.
Lugares de presentación de documentos en España sin certificado digital
Ayuntamientos: la mayoría cuentan con oficinas de atención ciudadana con registro de entrada.
Oficinas de Correos: admiten documentos dirigidos a cualquier organismo público y los remiten oficialmente al destinatario.
Subdelegaciones y Delegaciones del Gobierno, así como oficinas de registro de las comunidades autónomas.
Representaciones diplomáticas y oficinas consulares de España en el extranjero, si el interesado reside fuera del país.
Otros registros oficiales habilitados por diputaciones, cabildos o consejos insulares.
En todos los casos, el escrito queda sellado con fecha y hora y se remite electrónicamente al organismo competente.
¿ Cómo tengo que presentar los Documentos ante la Administración española si voy en persona ?
Cuando se presenta documentación en un Ayuntamiento, Oficina de Correos o Delegación de Gobierno, es importante que lo hagas de forma correcta para que tengan validez y puedas utilizarlos posteriormente y sobre todo, para que no se pase el plazo de presentación si lo tiene.
No debes olvidar lo siguiente:
Preparar el escrito o formulario En ese escrito debes
Identificarte de forma clara con tu nombre, NIE, domicilio, teléfono, correo electrónico. , exposición de los hechos y petición concreta. Si puedes adjunta copia de tu documento de identificación.
Dirigirlo al organismo correcto .
Identificar el numero de expediente ( si contestas algún requerimiento, presentas recurso , haces alegaciones )
Escribir los hechos de forma clara , lo que quieres pedir o explicar. No hace falta que seas extenso , solo que lo digas y expliques clara y correctamente para que puedan identificar tu petición.
Acompañar documentos que prueben o justifiquen tu solicitud. Debes señalarlos en los hechos y numerarlos para que queden claros.
Finaliza con la SOLICITUD que haces . Debes identificarla claramente .
Muy importante , poner la fecha y firmar tu solicitud .
Imprimir una copia adicional de todo lo que se vaya a presentar. Esa copia será la que te sellarán en el momento de la presentación y que debes guardar como prueba para cualquier otro trámite.
Presentar la documentación en la ventanilla correspondiente y pedir que te sellen la copia. En algunos organismos escanean los documentos y te los devuelven con el justificante de registro sin necesidad de sellar la copia.
Recibir el justificante de registro, que puede ser una copia sellada o un recibo electrónico con número de registro.
Este justificante es fundamental, ya que acredita la fecha en que se ha cumplido con la obligación de presentar el documento.
Consejos importantes sobre plazos y días inhábiles
Cumplir los plazos es esencial en cualquier procedimiento administrativo en España . Este es un punto que no puedes olvidar pues presentar una documentación fuera de plazo da lugar a que pierdas tu derecho .
La Ley 39/2015 del procedimiento administrativo regula el cómputo del tiempo de la siguiente forma:
Si el plazo que te han concedido está fijado en días ( por ejemplo 15 dias ) y no se especifica lo contrario, se entiende que son días hábiles (excluyendo sábados, domingos y festivos del lugar de presentación).
Si el plazo se fija en meses o años, comienza a contar desde el día siguiente a la notificación y termina el mismo día del mes de vencimiento. Si ese día no existe (por ejemplo, de 31 de enero a 31 de febrero), vence el último día del mes ( en este caso el 28 o 29 de febrero) .
Si el último día del plazo es inhábil, se cuenta como día fina, el primer día hábil siguiente.
Los festivos nacionales, autonómicos y locales deben tenerse en cuenta para contar los dias hábiles , pues se deben dejar fuera del cálculo. Cada año se publica un calendario oficial de días inhábiles que sirve como referencia.
Cuando se presenta un documento en un registro electrónico un día inhábil, la presentación se entiende efectuada a primera hora del primer día hábil siguiente.
CONSEJO : Antes de presentar nada, cuenta bien los plazos. Un error en el cálculo de plazos puede ocasionar la inadmisión de una solicitud o la pérdida de un derecho.
Recuerda, en España, cualquier persona, incluidos los extranjeros, pueden presentar escritos y documentos ante cualquier Administración pública de manera válida tanto con certificado digital como sin él. Lo importante es elegir un registro oficial, respetar los plazos y conservar el justificante de presentación.
En Local Expat Solutions ayudamos a preparar la documentación, calcular correctamente los plazos y presentarla por los canales adecuados, para que ningún trámite quede sin efecto por un error formal.
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