¿Los extranjeros comunitarios deben traducir o apostillar sus documentos para trámites de extranjería en España?
Cuando un ciudadano comunitario decide instalarse en España, tarde o temprano se enfrentará a la necesidad de presentar documentos expedidos en su país de origen ante las autoridades españolas. Es un trámite habitual: una partida de nacimiento para registrar a un hijo, un certificado de antecedentes penales para solicitar la residencia, un certificado de matrimonio para acreditar la situación familiar, o incluso documentos notariales y judiciales para diversas gestiones administrativas.
Hasta hace unos años, estos procesos suponían una auténtica carga burocrática. La regla general era que cualquier documento público expedido en un Estado miembro de la Unión Europea debía ser legalizado o apostillado para que surtiera efectos en otro Estado miembro, y en la mayoría de los casos también debía traducirse por un traductor jurado en España. Ello implicaba costes adicionales, pérdida de tiempo y, en ocasiones, una incertidumbre que frustraba a muchos ciudadanos que ya contaban con el derecho de libre circulación dentro de la Unión.
La situación cambió de manera significativa a partir del Reglamento (UE) 2016/1191, de 6 de julio de 2016, sobre la promoción de la libre circulación de los ciudadanos simplificando los requisitos de presentación de determinados documentos públicos en la Unión Europea. Este Reglamento entró en vigor el 16 de febrero de 2019 y supuso un antes y un después para todos los europeos que, al desplazarse a otro país miembro, debían acreditar su estado civil, su nacionalidad o su residencia.
El impacto del Reglamento 2016/1191: adiós a la apostilla en documentos emitidos en otros países de la Unión Europea
La principal novedad del Reglamento es clara: los documentos públicos expedidos en un país de la UE deben ser aceptados en otro Estado miembro sin necesidad de legalización ni apostilla. Esto significa que, si un ciudadano italiano, francés o alemán se traslada a España y debe presentar un certificado de nacimiento, de matrimonio o de antecedentes penales, las autoridades españolas no pueden exigirle la apostilla de La Haya.
Este cambio elimina uno de los principales obstáculos que encontraban los extranjeros comunitarios en sus trámites de extranjería. Ahora bien, es importante subrayar que el Reglamento se limita a garantizar la autenticidad formal del documento. Es decir, España acepta el documento como auténtico, pero ello no implica automáticamente el reconocimiento de sus efectos jurídicos. Por ejemplo, que un matrimonio celebrado en otro Estado miembro pueda inscribirse o producir efectos en España sigue estando regulado por la normativa española (fundamentalmente el Código Civil y la Ley del Registro Civil).
¿Qué documentos cubre este Reglamento?
El Reglamento 2016/1191 incluye una lista exhaustiva de documentos públicos que gozan de esta simplificación. Entre los más relevantes para trámites de extranjería en España podemos mencionar:
Certificados de nacimiento.
Certificados de matrimonio y estado civil, así como de capacidad para contraer matrimonio.
Certificados de defunción.
Certificados relativos a uniones de hecho registradas.
Documentos de filiación y adopción.
Certificados de domicilio o residencia.
Certificados de nacionalidad.
Certificados de ausencia de antecedentes penales, que son muy habituales en expedientes de residencia.
Documentos relativos al derecho de sufragio en elecciones municipales y al Parlamento Europeo.
En todos estos casos, el documento expedido por una autoridad competente de un Estado miembro será aceptado en España como auténtico, sin que se pueda imponer el requisito de la apostilla.
La cuestión de las traducciones: impresos multilingües como alternativa
Uno de los aspectos que más dudas genera es el de las traducciones. ¿Qué ocurre si el documento expedido en otro Estado miembro está redactado en una lengua distinta del español?
El Reglamento prevé una solución práctica: los impresos estándar multilingües. Estos formularios están disponibles en todas las lenguas de la UE y pueden adjuntarse a ciertos documentos públicos —como certificados de nacimiento, matrimonio, defunción, domicilio o antecedentes penales—. Con este sistema, el documento queda acompañado de una traducción estandarizada que permite a las autoridades del país receptor comprender su contenido sin necesidad de exigir una traducción jurada.
Ahora bien, conviene matizar dos cuestiones:
No todos los documentos públicos admiten impresos multilingües.
No todos los Estados miembros expiden los mismos formularios.
En consecuencia, antes de solicitar un trámite en España conviene comprobar en el país de origen si el documento puede ir acompañado de este impreso multilingüe.
¿Y si no existe formulario multilingüe para el documento en cuestión? En tal caso, las autoridades españolas pueden exigir una traducción certificada, pero deben aceptar aquella realizada en cualquier Estado miembro de la UE, no necesariamente por un traductor jurado inscrito en España. Esto es una garantía adicional para los ciudadanos comunitarios, aunque en la práctica algunas administraciones españolas todavía plantean dudas o prefieren traducciones juradas nacionales.
Límites del Reglamento: lo que sí cambia y lo que no
Es importante no confundir el alcance del Reglamento.
Elimina la apostilla y facilita la traducción de los documentos, pero no regula los efectos jurídicos que cada documento puede tener en otro Estado miembro.
Un ejemplo muy claro: el certificado de un matrimonio celebrado en Portugal será reconocido como auténtico en España sin necesidad de apostilla, pero la inscripción en el Registro Civil español o su validez para determinados efectos dependerá de la normativa española.
Lo mismo ocurre con certificados de adopción, resoluciones judiciales o documentos notariales: el Reglamento garantiza que no se discuta la autenticidad de esos certificados , pero no obliga a España a reconocer automáticamente los efectos legales que ese documento tiene en el país de origen.
Salvaguardias contra el fraude: el sistema IMI
El Reglamento también prevé mecanismos de control frente a posibles falsificaciones. Si una autoridad española tiene dudas fundadas sobre la autenticidad de un documento presentado por un ciudadano comunitario, puede verificarlo directamente con la autoridad emisora del otro Estado miembro a través del Sistema de Información del Mercado Interior (IMI).
Esto aporta seguridad jurídica tanto para los ciudadanos como para las administraciones, evitando rechazos injustificados y asegurando la validez de los documentos que circulan entre países de la Unión.
¿En qué trámites de extranjería en España se necesita aportar documentación expedida en otro país de la Unión?
La supresión de la apostilla y la simplificación en materia de traducciones previstas en el Reglamento (UE) 2016/1191 se aplican en todos aquellos procedimientos en los que un ciudadano comunitario, o un extranjero titular de residencia de larga duración-UE o tarjeta azul, deba presentar documentos expedidos en otro Estado miembro.
Entre los más habituales destacan:
Certificado de registro de ciudadano de la Unión (CUE): es el primer trámite para residir legalmente en España más de tres meses. Dependiendo de la situación, pueden requerirse certificados de nacimiento de hijos, certificados de matrimonio o de pareja registrada, o certificados de residencia o nacionalidad.
Si necesitas saber que es el certificado de ciudadano de la Union y como tramitarlo puedes consultar el articulo de nuestro Blog aqui.
Inscripción en el Registro Civil español de matrimonios o nacimientos celebrados en otro Estado miembro, trámite necesario para efectos civiles y prestaciones familiares.
Trámites de extranjería de familiares no comunitarios, en los que debe acreditarse el vínculo mediante documentos expedidos en otro país de la UE.
Acceso a determinados empleos en España, cuando se requiere certificado de antecedentes penales del país de origen.
Solicitudes de nacionalidad española por residencia, donde se exigen de nuevo documentos relativos al estado civil, nacimiento o antecedentes.
Además, estas reglas se aplican también a ciudadanos de terceros países que cuentan con un estatus comunitario reforzado:
Titulares de una residencia de larga duración-UE expedida por otro Estado miembro, que se trasladan a España.
Si quieres saber más sobre este trámite , puedes consultarlo en el articulo de nuestro Blog pinchando en este enlace
Titulares de la tarjeta azul de la UE, cuando cambian su residencia a territorio español.
Si quieres saber más sobre este trámite , puedes consultarlo en el articulo de nuestro Blog pinchando en este enlace.
En todos estos supuestos, los documentos públicos expedidos por otro Estado miembro deben ser aceptados en España sin necesidad de apostilla, y en muchos casos acompañados de formularios multilingües que evitan la traducción jurada.
El Reglamento (UE) 2016/1191 ha supuesto un alivio para miles de ciudadanos europeos que residen en España. Ya no es necesario apostillar los documentos públicos de otro Estado miembro y, en muchos casos, puede evitarse también la traducción jurada gracias a los formularios multilingües. Sin embargo, conviene no perder de vista la realidad práctica: el primer trámite ineludible es el certificado de registro de ciudadano de la Unión, y será en ese contexto donde por primera vez se soliciten estos documentos. Después vendrán otros procedimientos (escolarización, Registro Civil, extranjería de familiares, nacionalidad), en los que las reglas del Reglamento seguirán siendo aplicables. Para extranjeros comunitarios, titulares de larga duración-UE o de la tarjeta azul, conocer este marco legal es clave para evitar errores, ahorrar costes y acortar plazos. En todo caso, contar con el apoyo de un abogado especializado en extranjería facilita que los documentos se presenten correctamente y que la Administración no rechace indebidamente un documento válido en virtud del Derecho de la Unión.
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Recuerda que cada situación es distinta y conviene preparar la documentación de forma correcta desde el inicio. Si necesitas orientación sobre cómo presentar tus certificados europeos en España, ponte en contacto con nosotros. Podemos ayudarte¡¡
