¿Qué documentos necesitas para solicitar el visado o la residencia como nómada digital en España?
En nuestra guía sobre el visado y la autorización de residencia como nómada digital ya te explicamos en qué consiste esta autorización y cuáles son, con carácter general, los requisitos que debe cumplir un extranjero que quiere residir en España teletrabajando para una empresa o cliente situado en el extranjero.
Si te encuentras en esta situación y ya has comprobado que de forma general puedes encajar en esta figura, probablemente tu siguiente pregunta será mucho más práctica:
¿Qué documentos tengo que presentar y cómo acredito que realmente cumplo cada uno de esos requisitos?
Y aquí es donde suelen surgir las dudas sobre cómo preparar y obtener la documentación necesaria para que sea válida. Porque no basta con cumplir los requisitos generales y saber que los cumples: tienes que saber demostrarlos ante la Administración y conseguir que toda la documentación del expediente sea coherente entre sí y permita acreditar, sin dudas, que cumples los requisitos para obtener la autorización de residencia.
¿ Estas pensando en residir en España para teletrabajar y no sabes cómo ni qué documentos tienes que presentar ?
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Si prefieres leer primero, en este artículo vamos a explicarlo de una forma práctica.
¿Qué documentos son necesarios para solicitar la residencia como nómada digital?
Además de la copia completa de tu pasaporte ( todas las hojas incluidas las que están en blanco ), rellenar y firmar el formulario MIT que puedes obtener en este enlace, y el justificante de haber abonado la tasa correspondiente que puedes obtener tambien aquí, a verdadera preparación del expediente consiste en acreditar cuatro cuestiones fundamentales: tu relación con la empresa extranjera, la actividad real de esa empresa, tu cualificación profesional y que dispones de ingresos suficientes para vivir en España.
Además, deberás resolver correctamente tu situación respecto de la Seguridad Social, los antecedentes penales y, cuando corresponda, la cobertura sanitaria.
Te lo explicamos por partes en los siguientes apartados
Primer paso: demostrar que la empresa para la que vas a teletrabajar existe y tiene una actividad real
Antes de acreditar cuál es tu relación con la empresa o cuánto vas a cobrar, tienes que demostrar que esa empresa existe realmente y desarrolla una actividad de forma continuada desde hace, al menos, un año.
Este es uno de los requisitos básicos de la autorización de residencia como nómada digital. La finalidad es evitar que pueda crearse una empresa únicamente para justificar una solicitud de teletrabajo internacional cuando, en realidad, no existe una actividad empresarial previa y efectiva.
¿Cómo se acredita que la empresa para la que teletrabajas existe y lleva más de un año funcionando?
En este punto, es muy importante acreditar la actividad real y continuada de la empresa extranjera o del grupo de empresas con el que mantienes la relación laboral o profesional por lo que deberás aportar, con carácter general, un certificado oficial del Registro Mercantil o del organismo equivalente del país en el que esté constituida la empresa, del que pueda comprobarse su existencia y antigüedad.
Debes tener en cuenta que lo importante no es solo acreditar la fecha en la que fue constituida: la Administración debe poder comprobar también que la empresa desarrolla una actividad real y efectiva. Por ese motivo, en la práctica, nosotros recomendamos no limitarse al certificado registral cuando este únicamente permite acreditar su existencia formal, sino acompañarlo de documentación fiscal correspondiente al último ejercicio u otros documentos oficiales que permitan acreditar que la empresa ha tenido una actividad real durante ese periodo.
Nuestro consejo es que, del conjunto de la documentación aportada, quede muy claro que no estamos ante una sociedad creada únicamente para solicitar la autorización, sino ante una empresa que ya venía funcionando con anterioridad y mantiene una actividad empresarial efectiva.
Debemos advertir además de la necesidad de prestar especial atención a la forma y a la validez de los documentos extranjeros pues es una de las principales causas de requerimiento y retrasos en la tramitación de la solicitud :
Los documentos públicos emitidos por autoridades extranjeras deberán presentarse debidamente apostillados o legalizados y, cuando no estén redactados en castellano, acompañados de la correspondiente traducción.
Cuando se aporten certificados, declaraciones o cartas emitidas directamente por la propia empresa y firmadas por su representante, es importante que pueda identificarse claramente quién firma y en qué condición. En aquellos casos en los que sea necesario reforzar la autenticidad del documento, puede resultar aconsejable legitimar notarialmente la firma.
¿Qué ocurre si la empresa para la que trabajas es tu propia empresa?
Si eres propietario único de la empresa extranjera o, aunque existan otros socios, tienes su control efectivo, la documentación es más amplia.
En estos casos, la UGE considera acreditada la antigüedad de la relación profesional si demuestras la propiedad o el control efectivo de la sociedad y que esta desarrolla una actividad real y continuada desde hace más de un año. Además, deberás aportar la última declaración del impuesto de sociedades, documentación acreditativa de inversiones en medios productivos y un informe del organismo competente en materia de Seguridad Social del país de origen donde conste el histórico de trabajadores dados de alta por la empresa, o documentación equivalente.
Por tanto, si trabajas a través de tu propia sociedad, no basta con demostrar que la empresa está constituida. Tendrás que acreditar de una forma más completa que existe realmente una actividad empresarial detrás de ella.
Segundo paso: demostrar qué relación tienes con la empresa y desde cuándo
Una vez acreditado que la empresa extranjera existe y desarrolla una actividad real, el siguiente paso es demostrar qué relación tienes tú con esa empresa y desde cuándo existe y por eso, para poder solicitar la autorización como nómada digital debes acreditar de forma clara que mantienes una relación laboral o profesional con la empresa extranjera desde, al menos, los tres meses anteriores a la fecha de presentación de la solicitud.
Aquí es importante distinguir desde el principio si te encuentras en la situación de ser trabajador por cuenta ajena para la empresa o si eres un profesional que le prestas tus servicios de forma independiente, porque la documentación que tendrás que presentar es diferente y todo el expediente deberá mantener esa misma coherencia.
Documentos necesarios si trabajas por cuenta ajena
Si eres empleado de la empresa extranjera, deberás aportar el contrato de trabajo que permita acreditar tanto la existencia de la relación laboral como tu antigüedad en la empresa. Además, tendrás que acreditar que esa relación es real aportando las nóminas de los tres meses anteriores a la solicitud y un certificado bancario, firmado o sellado por la entidad, donde puedan identificarse los ingresos correspondientes a esas nóminas.
Documentos necesarios si trabajas como autónomo o profesional independiente
Si no eres empleado de la empresa sino que trabajas para ella como autónomo, freelance o profesional independiente, deberás acreditar tu relación profesional mediante el correspondiente contrato mercantil, que demuestre que existe al menos desde los tres meses anteriores a la solicitud.
Asimismo, para acreditar la realidad de esa relación profesional y que estás percibiendo los ingresos derivados del contrato, deberás adjuntar las facturas de los tres meses anteriores y un certificado bancario donde puedan identificarse los correspondientes pagos.
Un apunte muy importante relacionado con este punto: la UGE advierte expresamente que una relación laboral previa no sirve para acreditar una relación profesional y una relación profesional tampoco puede utilizarse para acreditar una relación laboral.
Nuestro consejo: no recomendamos preparar la solicitud mezclando contratos laborales, facturas o documentación correspondiente a relaciones jurídicas diferentes. Antes de empezar a reunir los documentos es importante tener claro bajo qué modalidad estás trabajando realmente para la empresa extranjera y preparar todo el expediente de acuerdo con esa situación.
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Una vez acreditada la existencia y antigüedad de esa relación, habrá que demostrar algo igualmente importante: que el trabajo que realizas puede desarrollarse realmente desde España mediante teletrabajo y que la empresa te autoriza expresamente a hacerlo.
Tercer paso: acreditar que tu trabajo puede realizarse realmente en remoto desde España
Una vez que has acreditado la existencia de la empresa y la relación laboral o profesional que mantienes con ella, el siguiente paso es demostrar que el trabajo que realizas puede desarrollarse realmente a distancia desde España. Este punto es importante porque no basta con que tu empresa te permita trabajar desde casa o desde otro país. La autorización de nómada digital está prevista para trabajos que puedan realizarse mediante el uso exclusivo de medios informáticos, telemáticos y de telecomunicación, sin que sea necesaria tu presencia física habitual en las instalaciones de la empresa.
Es muy importante que conozcas como acreditar este punto que suele ser una de las causas mas recurrentes de denegación de la solicitud
Carta de la empresa autorizando el teletrabajo desde España
Para acreditar este requisito deberás aportar una carta de la empresa extranjera autorizándote expresamente a desarrollar tu trabajo desde España.
Pero esta carta no debería limitarse a decir simplemente que la empresa autoriza el teletrabajo, por eso recomendamos prestar especial atención a su redacción ya que la carta tiene que ser coherente con tu contrato, con tu currículum y con las funciones que realmente desempeñas, porque será uno de los documentos que permitirá a la Administración valorar si estamos verdaderamente ante un supuesto de teletrabajo internacional.
La UGE exige que la carta de la empresa debe permitir conocer con claridad:
cuál es tu puesto o perfil dentro de la empresa;
cuáles son las principales funciones que realizas;
que esas funciones pueden desarrollarse mediante medios telemáticos;
cuál es tu salario o remuneración, expresado en euros;
y las condiciones en las que vas a desarrollar tu actividad a distancia desde España
Acreditar que el puesto puede realizarse de forma remota
La propia UGE aclara que el hecho de que una persona pueda trabajar ocasionalmente a distancia no significa necesariamente que su puesto pueda encajar en esta autorización.
Si las funciones requieren supervisión o gestión presencial de procesos productivos, control presencial de personal, visitas comerciales u otras actuaciones que exijan tu presencia física, la Administración puede considerar que no se cumple el requisito de desarrollar la actividad exclusivamente mediante medios telemáticos.
Además, si existen dudas sobre las funciones que realizas, pueden pedir información adicional sobre el tamaño de la empresa, su actividad o su estructura, precisamente para comprobar que el puesto que describes puede realizarse realmente desde España sin necesidad de presencia habitual en el país donde está situada la empresa.
Si eres propietario único de la sociedad o tienes su control efectivo, la UGE considera implícita la autorización para trabajar en remoto, pero aun así la carta deberá recoger el resto de la información relativa al puesto, funciones, remuneración y condiciones en las que vas a desarrollar tu actividad.
Nuestro consejo: evita cartas demasiado genéricas. No es suficiente una autorización del tipo “la empresa permite al trabajador trabajar desde España”. Conviene explicar claramente cuáles son tus funciones y por qué pueden desarrollarse íntegramente en remoto.
Una vez acreditado que tu trabajo puede realizarse realmente desde España, tendremos que demostrar otro de los requisitos esenciales de esta autorización: que cuentas con la formación o la experiencia profesional necesaria para desempeñar ese puesto.
Cuarto paso: acreditar que tienes la formación o experiencia necesaria para realizar ese trabajo
Una vez acreditado que puedes desarrollar tu actividad a distancia desde España, tendrás que demostrar también que tienes la formación o experiencia profesional necesaria para desempeñar ese trabajo.
Para cumplir este requisito tienes dos opciones: aportar una titulación relacionada con el puesto que vas a desempeñar o acreditar que cuentas con una experiencia profesional mínima de tres años en funciones similares.
Si tienes una titulación relacionada con tu trabajo
Puedes acreditar este requisito aportando una titulación universitaria, de formación profesional o expedida por una escuela de negocios de reconocido prestigio, siempre que tenga relación con las funciones que vas a realizar.
Además, deberás aportar tu currículum vitae, que en caso de estar redactado en otro idioma puede presentarse con traducción simple.
Aquí vuelve a ser importante que toda la documentación sea coherente: el título que aportas, tu currículum, las funciones que aparecen en la carta de la empresa y el trabajo que realmente vas a desarrollar desde España deben guardar relación entre sí.
¿Y si no tienes título universitario?
No significa que no puedas solicitar la autorización.
La Ley permite sustituir la titulación por una experiencia profesional mínima de tres años en funciones análogas al puesto que vas a desempeñar. Pero esa experiencia tiene que poder demostrarse documentalmente.
La UGE exige que la experiencia pueda acreditarse mediante una vida laboral o documento equivalente expedido por la autoridad competente del país correspondiente y que coincida con certificados de las empresas para las que hayas trabajado. En esos certificados deben aparecer claramente las fechas de inicio y finalización de la relación y las funciones concretas que desarrollabas.
También puede aportarse un certificado de profesionalidad expedido por la autoridad competente del país de origen.
Por eso, si vas a utilizar la vía de la experiencia profesional, no es suficiente con indicar en tu currículum que llevas varios años trabajando en ese sector. Tienes que preparar documentación que permita a la Administración comprobar tanto el tiempo trabajado como el contenido real de las funciones desempeñadas.
Nuestro consejo: si vas a acreditar la experiencia mediante certificados de antiguas empresas, intenta que las funciones aparezcan descritas de una forma suficientemente concreta. Una carta que simplemente diga que trabajaste durante tres años como “manager”, “consultor” o “desarrollador” puede no ser suficiente si no permite comprobar qué trabajo realizabas realmente.
¿Qué ocurre si tu profesión está regulada en España?
Si el trabajo que desarrollas corresponde a una profesión regulada, la UGE exige una precaución adicional.
En estos casos deberás aportar la homologación del título al correspondiente título español o, si no vas a ejercer esa profesión regulada en España, presentar una declaración responsable ante notario manifestando expresamente que no vas a ejercerla en territorio español.
Este punto puede ser especialmente importante cuando tu formación corresponde a profesiones como medicina, arquitectura u otras actividades cuyo ejercicio profesional está sujeto a requisitos específicos en España.
Una vez acreditada tu cualificación profesional, el siguiente paso será demostrar que los ingresos que obtienes de tu trabajo son suficientes para cumplir los requisitos económicos exigidos para la autorización de nómada digital.
Quinto paso: acreditar que dispones de medios económicos suficientes
Una vez acreditada tu relación con la empresa, que el trabajo puede realizarse en remoto y que tienes la cualificación profesional necesaria, tendrás que demostrar que los ingresos que percibes son suficientes para residir en España como nómada digital.
La UGE exige que el titular de la autorización acredite mensualmente unos recursos económicos equivalentes al 200 % del Salario Mínimo Interprofesional vigente en España. Si solicitas también la autorización para tus familiares, esta cantidad deberá incrementarse en función del número de personas que formen parte de la unidad familiar.
Debes tener en cuenta que las cantidades exigidas se calculan sobre importes brutos, antes de impuestos, cotizaciones a la Seguridad Social u otras retenciones.
¿Cómo tienes que acreditar tus ingresos?
Aquí no basta con que en tu contrato figure un salario o una retribución suficiente. Tienes que demostrar que realmente estás percibiendo esos ingresos.
Si trabajas por cuenta ajena, deberás aportar las nóminas de los tres meses anteriores a la fecha de la solicitud. Si trabajas como autónomo o profesional independiente, tendrás que presentar las facturas correspondientes a esos mismos tres meses.
Además, la UGE exige un certificado bancario a tu nombre, firmado o sellado por la entidad bancaria, que permita comprobar que has recibido efectivamente los pagos correspondientes a esas nóminas o facturas. Los movimientos que acrediten esos ingresos deberán quedar claramente identificados para que puedan relacionarse fácilmente con la documentación aportada.
Por eso insistimos nuevamente en la importancia de que todos los documentos sean coherentes entre sí: el salario que aparece en el contrato y en la carta de la empresa debe coincidir con las nóminas y con los ingresos que aparecen en tu cuenta bancaria. En el caso de profesionales independientes, deberá existir igualmente correspondencia entre el contrato mercantil, las facturas emitidas y los pagos recibidos.
¿Qué ocurre si tus ingresos mensuales no alcanzan la cantidad exigida?
No significa necesariamente que no puedas obtener la autorización.
La UGE permite completar la diferencia mediante ahorros u otros ingresos líquidos, siempre que puedas acreditar que dispones de una cantidad suficiente para cubrir durante toda la vigencia de la autorización la diferencia entre los ingresos que percibes y el mínimo económico exigido.
En estos casos deberás aportar certificados bancarios actualizados, emitidos a tu nombre y firmados o sellados por la entidad financiera.
Esto significa que no debemos fijarnos únicamente en cuánto ganas cada mes. Si tus ingresos se encuentran ligeramente por debajo del mínimo, habrá que calcular cuál es la diferencia y acreditar que dispones de fondos suficientes para cubrirla durante todo el periodo de residencia solicitado.
Nuestro consejo: no dejes el cálculo de los medios económicos para el final. Comprueba antes de preparar la solicitud cuál es el SMI vigente en ese momento y revisa que los ingresos que puedes demostrar documentalmente alcanzan la cantidad exigida. No es suficiente con que tu contrato diga que cobras una determinada cantidad si después las nóminas, facturas o movimientos bancarios no permiten acreditarla.
Si solicitas la autorización junto con tu familia, también tendrás que tener en cuenta el incremento de medios económicos correspondiente a cada familiar.
Otros documentos que tendrás que preparar para completar la solicitud
Una vez acreditados los requisitos principales que hemos explicado anteriormente, todavía tendrás que completar tu expediente con otra documentación relativa a tu situación de Seguridad Social, antecedentes penales y cobertura sanitaria, además de comprobar que todos los documentos extranjeros cumplen los requisitos de traducción y legalización exigidos.
Seguridad Social y cobertura sanitaria
Si vas a quedar incluido en la Seguridad Social española, tendrás que aportar el compromiso de darte de alta una vez obtenida la autorización y antes de comenzar a trabajar desde España.
Si eres trabajador por cuenta ajena, además deberá acreditarse previamente el registro de la empresa extranjera en la Seguridad Social española; si eres profesional independiente, el compromiso será de alta en RETA.
En estos casos no es necesario contratar un seguro médico privado, ya que la cobertura sanitaria vendrá determinada por tu incorporación al sistema español de Seguridad Social.
Solo habrá que analizar el seguro médico cuando pretendas mantener la Seguridad Social del país de origen mediante un convenio internacional. En ese supuesto tendrás que aportar el certificado de legislación aplicable y comprobar si dicha cobertura incluye también la asistencia sanitaria en España; si no la incluye, entonces sí será necesario contratar un seguro de enfermedad con las características exigidas por la UGE.
Antecedentes penales
También tendrás que aportar un certificado de antecedentes penales del país o países en los que hayas residido durante los dos años anteriores a la solicitud.
Además, deberás firmar una declaración responsable manifestando que careces de antecedentes penales en los países en los que hayas residido durante los últimos cinco años.
Si ya eres titular de una autorización de residencia o estancia en España superior a seis meses y aportaste este certificado para obtenerla, la UGE establece que no será necesario presentarlo nuevamente.
Revisa la traducción, apostilla o legalización antes de presentar la solicitud
Finalmente, antes de presentar el expediente debes revisar cuidadosamente la validez formal de toda la documentación que hayas obtenido en el extranjero.
Los documentos públicos expedidos por autoridades extranjeras deberán estar debidamente apostillados o legalizados, según corresponda, y cuando no estén redactados en castellano deberán acompañarse de la correspondiente traducción conforme a los requisitos exigidos por la Administración.
Este es un aspecto que recomendamos revisar desde el principio y no cuando el expediente ya está preparado. Obtener determinados documentos en el país de origen, apostillarlos y posteriormente traducirlos puede llevar tiempo y un error en este punto puede acabar provocando un requerimiento y retrasando la resolución.
Y una última recomendación que recoge expresamente la propia UGE: cuando alguno de los documentos que aportas no se ajuste exactamente a lo solicitado o necesite alguna explicación, es conveniente acompañar el expediente de un escrito explicativo de la documentación presentada.
En nuestra experiencia, una solicitud bien preparada no consiste únicamente en presentar todos los documentos de una lista, sino en conseguir que el conjunto del expediente permita comprobar de una forma clara y ordenada que cumples cada uno de los requisitos exigidos para obtener la autorización.
¿Estás preparando tu solicitud como nómada digital en España?
Como has visto, solicitar una autorización de residencia como nómada digital no consiste únicamente en reunir una lista de documentos. Lo realmente importante es saber qué tienes que acreditar con cada uno de ellos y conseguir que toda la documentación del expediente sea coherente entre sí.
La existencia y actividad real de la empresa, tu relación laboral o profesional, la posibilidad de desarrollar el trabajo íntegramente en remoto, tu cualificación, los ingresos que percibes y tu situación respecto de la Seguridad Social deben quedar suficientemente acreditados para que la UGE pueda comprobar que cumples los requisitos exigidos.
Por eso, antes de presentar la solicitud, recomendamos revisar el expediente en su conjunto y no cada documento de forma aislada. Un contrato correcto puede no ser suficiente si después las nóminas, facturas, movimientos bancarios o la carta de la empresa no coinciden con lo que se pretende acreditar.
Si estás pensando en trasladarte a España para continuar trabajando en remoto para una empresa o cliente extranjero y tienes dudas sobre si cumples los requisitos o sobre qué documentación debes preparar en tu caso concreto, en Local Expat Solutions podemos estudiar tu situación, preparar la documentación necesaria y presentar tu solicitud ante la UGE.
Contacta con nosotros y solicita tu consulta
Y si todavía tienes dudas sobre si esta autorización es la adecuada para ti, puedes consultar también nuestra guía completa sobre el visado y la autorización de residencia como nómada digital.
